علي التركي يكتب: خطوات تهيئة المواقع الإخبارية لعمليات «التطوير».. «89»

يطلق على تلك المرحلة تسميات متعددة مثل «إذابة أو إسالة الجليد»، و«الاستعداد النفسي» و«التهيؤ»، حيث إن الهدف الأساسي من تلك المرحلة هو زعزعة واستبعاد وإلغاء الاتجاهات والقيم والعادات والممارسات والسلوكيات الحالية لفريق العمل، وكل ما ساعد في وصول الأوضاع داخل الموقع إلى الوضع التنافسي أو المهني غير المريح بالنسبة لإدارة الموقع وملاكه، ما دفعهم إلى اتخاذ خطوات لتنفيذ عملية تطوير شامل لتغيير هذا الوضع والوصول إلى مستوى تنافسي ومهني مثالي وأفضل. 
ويجب أن نعلم جيدًا أن تعلم أفكار واتجاهات وممارسات جديدة ينبغي أن يكون بعد أن تختفي الأفكار والاتجاهات والممارسات الحالية، وما يسهل ويساعد على ذلك نجد الضغوط البيئية الداخلية والخارجية؛ مثل: تدني الأداء والإنتاجية، وانخفاض الأرباح، والاعتراف بوجود مشكلة ما والإدراك بأن هناك أفكارًا جديدة جديرة بالاتباع، من هنا تأتي أهمية التركيز في تلك المرحلة للتحلل من كل الممارسات القديمة.
وتعد هذه المرحلة من أصعب مراحل عملية «التطوير»، وذلك باعتبارها الأول والمواجهة المباشرة مع الأوضاع السيئة، فضلاً عن كونها عملية إدارية عنيفة وتتطلب إصرارًا وإرادة من إدارة التحرير والإدارة العليا «ملاك الموقع»؛ بسبب ما سيواجهون من مقاومة حقيقية من قبل فريق العمل الذي سيتولد لديه حالة عدم رضا عن إجراء أي تغييرات تضر بأوضاعهم الوظيفية.
وتساعدك مرحلة التحلل من القديم، في جمع المعلومات التي تحتاجها، وتقديم مقترحات للتشخيص المبدئي وتحديد المشكلات، وتكوين وجهة نظر مستقبلية عن الاستراتيجيات المناسبة، وأساليب التطوير والجدول الزمني لتنفيذه، وطريقة التخطيط لحل المشكلات، وسياسات العمل المناسبة، ومواجهة فريق العمل بالواقع، وإعادة التكامل للموارد البشرية والمادية وتحسين مستوى الأداء داخل الموقع.
وفي الغالب إذا استطاعت إدارة التحرير والإدارة العليا «ملاك الموقع»، تخطي هذه المرحلة بنجاح، سيكون من السهل إجراء بقية مراحل عملية التطوير، لأنها أكثر عقبة في طريق تحقيق التغيير المطلوب، فأصعب ما يكون هو التحلل من أوضاع قديمة تعود عليها العاملون.
تمر عملية التهيئة والتحلل بعدد من الخطوات التي تمهد لإجراء عملية التطوير لتحقيق الأهداف المنشودة، على النحو التالي:
الخطوة الأولى: الاستطلاع 
قلنا من قبل إن نجاح أي عملية تطوير أو تغيير من وضع سيئ من وجهة نظر الإدارة العليا «ملاك الموقع» والإدارة التحريرية؛ يتطلب توفر إرادة حقيقية لإحداث طفرة في أداء الموقع، ولكن هذا لن يكون كافيًا لتحقيق النجاح المطلوب، إذا لم يكن هناك حماس من قبل فريق العمل لإجراء هذا التغيير. 
وفي هذه المرحلة يتم تبادل المعلومات بين إدارة الموقع، والأفراد، والجماعات، في فريق العمل للمساعدة في تشخيص المشكلات «الإدارية والتحريرية والفنية والتسويقية» التي تواجه الموقع، وكلما زاد عدد المشاركين في عملية التغيير؛ يؤدي إلى تخفيف مقاومة التغيير.
فالعنصر البشري، يظل الأهم في أي عملية تطوير، فهو المسؤول سواء على رسم الخطط عندما يشغل الوظائف القيادية، أو عن تنفيذ وتطبيق الخطط عندما يكون مسؤولاً عن ذلك، لذا من المهم أن يكون مؤهلًا لعملية التطوير جيدًا.
ومن هنا تأتي الحاجة الملحة لاستطلاع رأي العاملين داخل الموقع؛ حول مدى الحاجة إلى إحداث تقدم، أو تغيير الوضع الحالي، وإلا سيكتب لأي مخطط الفشل أو تكون الإدارة مضطرة للقيام بعملية إقصاء واسعة النطاق. 
وبالتالي يجب أن تبدأ في طرح عدد من الأسئلة على فريق العمل، لتحريك المياه الراكدة التي تكونت بفعل اعتياد أداء العمل بأسلوب معين، والتكييف مع سياسات وأوضاع نفسية ومادية وإدارية معينة.
والأسئلة التالية يجب أن تتم في إطار عملية مكاشفة واستقصاء واستطلاع حقيقي لآراء فريق العمل، والتعرف على مدى رضاهم عن الأوضاع وهل يشاركونك الشعور نفسه بعدم الرضا أم لا.
v هل راضون عن أداء الموقع؟
v هل السياسات الإدارية لا تزال ملاءمة بالنسبة لهم؟
v ما المعوقات التي تعرقل العمل؟
v كيف يروون عملية الاتصال داخل التنظيم الداخلي للموقع؟
v كيف يمكن تقليص معوقات الاتصال وتدفق المعلومات؟
v ما نقاط القوة وجوانب القصور؟
v ماذا لو قامت الإدارة بتغيير الأوضاع؟
v ما الوضع الأمثل الذي يريدون أن يكون عليه الموقع؟
v هل لديهم حالة من الفخر بأوضاع الموقع الحالية؟
v ماذا ينقص الموقع ليحتل مكانة أكبر في سوق المنافسة؟
v ما الموقع الذي يريدون أن يكونوا مثله؟
v كيف نغير الأوضاع للأفضل؟
v هل يحتاجون إلى إجراء عملية تطوير؟
v ما الوسائل الجديدة لإحداث عملية التطوير المطلوبة؟
v من الشخصيات التي يرشحونها لإجراء عملية التطوير سواء من الداخل أو الخارج؟
v ما معالم عملية التطوير التي يريدونها؟
v هل تنفيذ عملية التطوير سيساعد في تحسين أوضاع الموقع؟
ووفقًا للإجابات التي ستحصل عليها، ستتعرف على مدى حماسة فريقك لإجراء عملية التطوير، ومدى رضاهم عن الأوضاع التي يعيشها الموقع، وتطلعاتهم وطموحاتهم المستقبلية. 
الخطوة الثانية: تخفيف المقاومة والتوتر
أي محاولة للتطوير أو تغيير الأوضاع في أي موقع إخباري، تعاني كثيرًا بسبب مقاومة العاملين بها، وهي «جميع ردود الفعل السلبية للأفراد تجاه التغييرات التي قد تحصل، أو التي حصلت بالفعل لاعتقادهم بتأثيرها السلبي عليهم». 
فبعد المرحلة الأولى، ستكتشف بشكل تلقائي الأقسام والأفراد الذين سيقاومون عملية التطوير، وطرقهم وأساليبهم في إفشال أي محاولات انتقال للوضع الأفضل.
فمن الطبيعي ألا يرتاح أغلب فريق العمل لإجراء عملية التطوير، لأن التغيير بأبسط أشكاله يعني المس بالوضع القائم وبالطرق المتعارف عليها لأداء العمل، فهو عمل فيه مفاجآت وكلنا لا يحب المفاجآت، ونحب دائمًا الاستقرار حتى لو كان الوضع سيئًا، فالحاضر المقبول خير من المستقبل المجهول، فالإنسان يميل إلى التصرف حسب العادات والتقاليد، وبمرور الزمن يصبح ما تعود عليه عملاً راسخًا وتصبح المشكلة في كيفية تغيير تلك الأنماط السلوكية الراسخة.
الخطوة الثالثة: شرح أبعاد التطوير
في هذه الخطوة نبدأ في دعم المشاركة الحقيقية للعاملين في عملية التطوير، فمؤكد أنك حصلت على بعض المقترحات الجيدة التي قد تكون بعيدة عنك من قبل العاملين، ومؤكد أنك ستستفيد من الإيجابيات والسلبيات التي ضمتها تلك المقترحات.
وتهدف هذه الخطوة للحصول على أكبر قدر ممكن من مشاركة العاملين في الموقع في خطة التطوير، وبمثابة تأكيد عملي أنهم جزء رئيسي في منظومة العمل الجديدة.
وهنا تنقل الإدارة شعورها بعدم الارتياح نتيجة الضغوط الخارجية والداخلية الناتجة عن علمها بوجود مشكلة خطيرة، وفشل استخدام الوسائل التقليدية لحلها، وبالتالي تأتي أهمية البحث عن وسائل جديدة للتعامل معها وفقًا للوضع الجديد.
ويبدأ الفريق المشرف على عملية التطوير في شرح أسباب عملية التطوير، وشرح الأبعاد وحقائق الوضع الحالي، وفقًا لرؤية الإدارة العليا «ملاك الموقع»، وحجم المخاطر التي تهدد استقرار الموقع، وحجم الفرص التي يمكن استغلالها لتحسين الأوضاع.
ومن المهم شرح الإيجابيات والمزايا التي ستعود على فريق العمل والموقع، حال نجاح خطة التطوير، والإقرار بأن هذه الخطوة تكفل تحقيق المصالح المشتركة، والمواءمة بين المصالح العليا للموقع والمصالح الشخصية لفريق العمل. 
وإذا كان في خطتك تحسين وزيادة المرتبات، سيكون من الضروري ذكر ذلك بأن الملتزمين بخطة التطوير سيكون لهم نصيب وفير من المزايا المادية والوظيفية، حال قيامهم بالمهام الوظيفية الجديدة بالطريقة المثلى.
كما تشرح الإدارة أبعاد ومسؤوليات وحدود ومهام وصلاحيات فريق التطوير، حتى لا يؤدي ذلك لإثارة حفيظة فريق العمل، وخلق فريق من المتملقين والوصولين للالتفاف حولهم للحصول على مكتسبات خاصة وشخصية بعيدًا عن هدف الموقع في تغيير الوضع الحالي.
وتشرح خطوات خطة التطوير والمراحل التي سيمر بها الموقع خلال الفترة المقبلة، وتقديم الفريق الذي اختارته الإدارة لإجراء التطوير، سواء كان من الخارج أو الداخل أو مزيج منهما، وذكر أسباب الاختيار، ومزايا هذا الفريق التي دفعتك إلى اختيارهم لتلك المهمة.