آراء حرة

علي التركي يكتب: التنظيم المؤسسي للمواقع الإخبارية «55»

السبت 20/يناير/2018 - 03:42 ص

التنظيم هو عملية رسم الأدوار، التي وضعتها خطة العمل، وتحديد وتوفيق وتنسيق العلاقات بين الإدارات والأقسام المختلفة والمهام والصلاحيات، التي يتمتع بها كل فرد من فريق العمل.

وهو أيضًا التطبيق العملي للسياسة العامة للموقع، وتوزيع الأعمال على الإدارات والأقسام المختلفة توزيعًا حسنًا، وفقًا للمسؤوليات والواجبات وإعطاء السلطات والصلاحيات الملائمة لكل فرد، وربط المناصب الإدارية المختلفة بعضها البعض من الناحيتين؛ الأفقية والرأسية.

والتنظيم الفعال يعني «وضع الرجل المناسب في المكان المناسب»، وتعد تلك القاعدة والركيزة الأساسية لإنجاح أي موقع إخباري، فلا مجال للمجاملات إذا كنت ترغب في تحقيق الأهداف، وعدم إهدار الموارد المالية.

ويجيب التنظيم الفعال عن الأسئلة التالية:

- ما الوظائف التي يحتاجها الموقع لكي يسير بشكل سليم؟

- ما مهام وصلاحيات ومسؤوليات كل وظيفة؟

- من هم المناسبون لتولي تلك الوظائف؟

- ما الصلاحيات التي يجب أن تمنح لكل وظيفة؟

- ما الوحدات والأقسام والإدارات التي يحتاجها الموقع؟

- ما الأعمال التي يجب تجميعها تحت سيطرة مدير واحد؟

- كم عدد الأفراد الذين يستطيع المدير الواحد الإشراف عليهم؟

- كيف يكون نمط العلاقات بين المديرين في الوحدات والأقسام المختلفة؟

- ما طريقة التنسيق المثلى بين المديرين والمرؤوسين؟

أهمية التنظيم

خطوة التنظيم من أكثر الخطوات مشقة، فهنا ترتب كل الأشياء وتطاردك أحلام اليقظة في كل لحظة، فهي تجسيد واضح المعالم لرؤيتك؛ وكيف سيسير الموقع خلال مراحل العمل؟.

وللتنظيم أهمية خاصة، يمكن رصدها في عدد من النقاط، على النحو التالي:

- تحديد الإطار الفكري والفلسفي والسياسة العامة لإدارة الموقع بشكل واضح لجميع العاملين.

- يساعدك في تكوين الهيكل الوظيفي للموقع واختيار العناصر المناسبة لتولي كل وظيفة، وفقًا لمعايير الكفاءة والمهنية.

- تحديد وترتيب العلاقات والسلطات وتوزيع المسئوليات وتوضيحها بين جميع الأفراد في الأقسام والوحدات المختلفة.

- القضاء على الازدواجية أو سوء الفهم حول مهام وصلاحيات كل فرد، ومنع المهاترات، التي قد تحدث بين فريق العمل، وبالتالي تحقيق الاستقرار.

- يحسن طريقة الاتصال بين الأقسام والوحدات المختلفة داخل الموقع، وتحديد القواعد وضوابط العمل.

- خلق روح الفريق والتماسك الجماعي داخل الموقع، وتحقيق الترابط وأداء العمل بطريقة جماعية.

- تقسيم عمل مرن للاستفادة من مهارات كل فرد وزيادة الإنتاجية والإبداع، بما يحقق الاستغلال الأمثل.

- يساعد في تقويم الأداء وتنمية مهارات الأفراد وإمدادهم بالتدريب اللازم لتحقيق الأهداف الخاصة بالموقع.

- يساعدك في تقييم أداء الموقع بكل وحداته وإداراته ومعرفة المشكلات التي تعرقل عمل الموقع والمسئول عنها.

- يساعد في تحديد أسس المحاسبة والمساءلة وحدودها، وذلك وفقًا لصلاحيات ومسؤوليات كل وظيفة.

مبادئ التنظيم

هناك 7 مبادئ مهمة يجب أن يشملها أي تنظيم، لكي يحقق الفاعلية والنجاح المأمول، ضعها دائمًا في اعتباراتك، وهي كالتالي:

1- الهدف

يجب أن تكون الأهداف واضحة لجميع الوحدات، ومتناسقة مع الهدف الرئيسي للمؤسسة، وأن يكون كل جزء من التنظيم، يعبر عن الهدف، الذي أنشئ من أجله الموقع.

2- تقسيم العمل

الاعتماد على مبدأ التخصص، باعتباره الوسيلة المثلى لتحقيق أعلى كفاءة في أداء العمل، فكلما كان التخصص واضحًا لكل فرد داخل التنظيم؛ زادت قدرته على إجادة عمله وزيادة الإنتاجية.

3- وحدة القيادة

الابتعاد عن تعدد الرؤساء، الذين يتلقى منهم الموظف أو الصحفي التعليمات، حتى لا يقع في الحيرة والاضطراب، وبذلك تتحدد مسؤولية كل فرد في التنظيم أمام رئيس واحد، وتحدد مسؤولية الرئيس الأدنى أمام رئيسه الأعلى.

4- التنسيق

التنسيق الجيد يمنع التضارب والتناقض، ويزيد من أوجه التعاون بين الأقسام والإدارات المختلفة داخل الموقع.

5- تكافؤ السلطة والمسئولية

بمعنى عدم إعطاء صلاحيات واسعة لأفراد أكبر كثيرًا من المسئولية الموكلة لهم والعكس.

6- قصر سلطة الأوامر

كلما كانت المستويات الإدارية، داخل الموقع أقل زاد الإنتاج كمًا وكيفًا، ويقضي على الروتين والبيروقراطية، التي لا تتوافق مع طبيعة الصحافة الإلكترونية.

7- التوازن والمرونة

يجب أن يكون التنظيم متوازنًا ومرنًا لمواجهة أية تغييرات قد تحدث داخل المؤسسة أو خارجها.

للتواصل:

علي التركي

مدير عام تحرير موقع «البوابة نيوز»

Ali_turkey2005@yahoo.com