علي التركي يكتب: 10 خطوات لإعداد الهيكل التنظيمي للمواقع الإخبارية "56"

يعرف الدكتور محمد سيد محمد في كتابه «اقتصاديات الإعلام- المؤسسة الصحفية» الهيكل التنظيمي بأنه: «الكيان المتكامل الذي يتكون من أجزاء وعناصر متداخلة، تقوم بينها علاقات تبادلية بُغية إنجاز النشاط وتأدية الوظائف التي تحقق في النهاية إنتاج المؤسسة وعملها وهدفها».
وفي الهيكل التنظيمي تقسم الوظائف وفقا لحجم المسئوليات والصلاحيات والأهداف العامة للموقع، ودورة العمل، وإمكانات الأفراد، والميزانية المتاحة لكل قسم على حدة، وتحدد العلاقات بينها ونطاق الإشراف والسلطات والمسئوليات، بهدف الوصول إلى تصور شامل لآليات العمل، وطرق تدفق المعلومات بين الإدارات المختلفة، ومستويات اتخاذ القرار، وعمليات الاتصال بين الوحدات والأقسام.

تمر عملية إعداد الهيكل التنظيمي لموقعك بـ10 خطوات على النحو التالي:
1- تحديد الهدف
هنا تعيد بلورة أهداف الموقع للتعرف على الوظائف الرئيسية التي تحتاجها لتحقيق المصلحة العامة، وتحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هذه الأهداف سواء كان «إعلاميًا- إعلانيًا- اقتصاديًا».
كما يتم تحديد الأعمال المطلوبة لخدمة أو دعم الوظائف الأساسية كـ«تدبير الموارد المالية اللازمة، وتوفير التدريب للصحفيين، وشراء الآلات والمعدات اللازمة، وأعمال الصيانة.. إلخ».
2- شكل الهيكل التنظيمي
في هذه المرحلة تختار نوع الهيكل التنظيمي الذي تريد أن يكون عليه موقعك، الذي يتوقف شكله وفلسفته الخاصة على استراتيجيتك لأسلوب التواصل بين الوحدات المختلفة، وفقًا لـ«حجم الموقع وطبيعة أهدافه، والميزانية، والسمات الشخصية للقادة، وأنواع الوظائف، ودرجة المركزية، وحجم الإدارات والأقسام وأنواع الوظائف، وطريقة تدفق المعلومات، ونطاق الإشراف والتسلسل الإداري".
3- تقسيم الموقع إلى إدارات
في هذه المرحلة، تضع تصورا واضحا لشكل الإدارات والأقسام داخل الموقع وتقسيماتها، ومهامها ودورها وصلاحياتها ومسئولياته داخل دورة العمل.
ويساهم تقسيم العمل والتخصص في زيادة كفاءة والإنتاج، وخفض التكاليف، وتسهيل المهام على فريق العمل، فالتوصيف الصحيح والسليم والمحدد للوظائف هو جوهر نجاح أي تنظيم.
ويجب مراعاة التوازن في توزيع أعباء العمل على الأقسام المختلفة، حتى لا يتسبب التقسيم العشوائي في تصدير الإحباط والاضطهاد وعدم العدالة.
4- تجميع الإدارات
بعد تقسيم الموقع إلى إدارات مختلفة، وفقًا للأهداف الخاصة بالموقع، تبدأ في اختيار الأولويات الخاصة بك وفقًا للأهداف والميزانية.
والهدف الرئيسي من عملية تجميع الإدارات داخل الموقع هو تقصير خط سير السلطة، ليتوافق مع طبيعة العمل الصحفي بشكل عام وتقليل نفقات الميزانية.
5- إعداد الخريطة التنظيمية الرئيسية
تعد الخريطة التنظيمية بمثابة وسيلة إيضاحية بيانية تصور الشكل التنظيمي للمنشأة، وفيها تبرز النشاطات الرئيسية، وتبين خطوط السلطة والاتصال والمستويات التنظيمية ونطاق الإشراف وطرق تقسيم العمل.
والخريطة الرئيسية تعبر عن تصور الشكل التنظيمي العام والشامل للموقع أو المؤسسة ككل، بما فيها الوحدات والمستويات الإدارية المختلفة، وتضم عدد الإدارات التي تم الاستقرار عليها.
6- تقسيم الوظائف
بعد أن تنتهي من تقسيم العمل داخل الموقع إلى إدارات مختلفة، وفلترة الإدارات ودمجها، ورسم الخريطة التنظيمية الرئيسية، تبدأ عملية تقسيم الوظائف داخل كل إدارة إلى مستويات تختلف وفقًا للصلاحيات والمهام.
وهنا ستجد نفسك أمام ثلاثة أنواع من الوظائف على النحو التالي:
- وظائف قيادية:
هي الوظائف التي تخص المديرين الذين يشرفون على العمل، ويخططون له، ويصدرون القرارات حوله ويتحملون مسئولية «النجاح أو الفشل».
وتسيطر الوظائف القيادية في أي إدارة على الصلاحيات وقنوات الاتصال، وتحدد إطارات التعامل وطريقة تنفيذ المهام، وتصدر القرارات والأوامر، وتضع الخطط والاستراتيجيات للموقع.
ويندرج تحت هذا النوع من الوظائف كل من: «المدير المالي، المدير الإداري، رئيس التحرير، ومدير التحرير، سكرتير التحرير، رؤساء الأقسام، ومدير الموارد البشرية، ومسئول الإعلانات.. إلخ».
- الوظائف الاستشارية:
هي الوظائف التي تقدم النصح والمشورات الفنية في كل ما يطلب منها إلى القيادة الإدارية في الموقع، سواء في حل المشكلات أو في رسم السياسات.
ويندرج تحت هذا النوع من الوظائف كل من «المستشارين الفنيين والقانونيين وكذلك مستشار التحرير».
- الوظائف التنفيذية:
هي الوظائف التي تخص من يباشرون التنفيذ اليومي للمهمات في إطار المؤسسة، وتضم عددًا من الأنواع على النحو التالي:
وظائف فنية: كـ«المحررين، المصورين، المالتميديا، الديسك، المصححين.. إلخ»
وظائف إبداعية: كـ«المؤلفين، والكتاب، والرسامين.. إلخ».
وظائف إدارية مكتبية: كـموظفي «الحسابات، والموارد البشرية، الشئون القانونية.. إلخ».
وظائف خدماتية: كـ«السكرتارية، وعمال النظافة والبوفيه.. إلخ».
7- تجميع الوظائف
وتتضمن تجميع الوظائف في أقسام أو وحدات داخل الموقع والعدد المناسب لكل وحدة، لضمان تغطية متميزة، والدمج بينها وفقًا للأهداف المراد تحقيقها والميزانية المتاحة.
وتهدف هذه المرحلة إلى تنسيق جميع الجهود والاختصاصات وتوجيهها نحو الهدف العام للموقع، مع مراعاة فصل الوظائف الإدارية عن التحريرية.
وهنا تجب الإشارة إلى أهمية وحدة القيادة، بمعنى أن يكون للمرؤوسين رئيس واحد، يتلقون منه التوجيهات والتعليمات، لأن تعدد مصادرها يؤدي إلى ارتباك أفراد العمل، وانعدام قدرته على أداء العمل بكفاءة.
كما تجب مراعاة المرونة في تجميع الأقسام، وفقًا لقابلية العناصر للتكيف، بهدف القيام بمهام مشتركة فيما بينها لتغطية الأحداث، وفقًا لإطار واضح.
وأفضل وسيلة للدمج الذي في الغالب يجرى لتوفير النفقات أو لتقصير خط السلطة والهيكل التنظيمي، هو الاستعانة بالعناصر متعددة المهارات والقادرة على القيام بأكثر من دور في الوقت الواحد.
وهناك عشرات الطرق لدمج الوظائف تعتمد في الأساس على مهارات وقدرات الموارد البشرية التي يتم الاستعانة بها سواء داخل الموقع أو خارجه.
8- إعداد الخريطة التنظيمية التكميلية
وهي تصور للشكل التنظيمي الخاص بإحدى الإدارات أو الوحدات أو الأقسام التنظيمية التي تتضمنها الخريطة الرئيسية، كـ«إدارة التحرير، قسم الأخبار، الوحدات المتخصصة.. إلخ».
وتقوم برسم تدرج الصلاحيات والسلطات وفقًا لرؤيتك داخل كل إدارة وتحديد مسميات الوظائف القيادية والتنفيذية والاستشارية المختلفة.
9- تفويض الصلاحيات
ونضع هنا معايير واضحة للسلطات وتوزيع الاختصاصات وصلاحيات اتخاذ القرار وحدود كل وظيفة، وتوزيع المسئوليات ونطاق الإشراف والرقابة والتوجيه، وفقًا لتدرج يتناسب مع طبيعة المؤسسة.
ويجب أن تُجرى عملية تحديد السلطات وفقًا للمسئوليات بشكل متوازن، فلا تمنح لأشخاص صلاحية اتخاذ قرارات بعيدًا عن مسئولياتهم ومهامهم، لأن ذلك سيثير فوضى، وكذلك عدم حرمان وظائف من صلاحيات، ما يعرقل عملها.
ويتوقف نجاح أي تنظيم على مقدار السلطة الممنوحة للرؤساء ودقة تنفيذ المرؤوسين للعمل، وقدرة المديرين على تنفيذ أهداف الموقع وإيصالها بشكل مبسط لفريق العمل.
ويجب الأخذ في الاعتبار أن حركة المواقع الإخبارية سريعة للغاية، وتتطلب تصرفًا إداريًا سريعًا، لذا لن يصلح معها أي محاولة لتطبيق المركزية إلا في أقل الحدود، لأن ذلك سيؤدي إلى تضخم الشعور بانعدام الثقة عند المديرين وتدريجيًا لدى المحررين، ما سيؤثر على جودة العمل.
10- إعداد الدليل التنظيمي
يعتبر الدليل التنظيمي مكملا للخرائط التنظيمية، حيث يوفر معلومات تفصيلية ومكملة لما تورده الخريطتان «الأساسية والتكميلية».
وقد يكون الدليل التنظيمي نتيجة لعملية توصيف الوظائف أو استشراف واضح لها، ولتصورك عن كل وظيفة على حدة.
ويحتوي الدليل التنظيمي على عدد من النقاط المهمة على النحو التالي:
- الأهداف العامة للموقع.
- سياسات الموقع وتوجهاته .
- التقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية وأهداف الوحدات.
- السلطات والمسئوليات الموكلة لكل عنصر في الموقع.
- الوصف الوظيفي وشروط شغل الوظائف.
- العلاقات الإدارية بين الأقسام المختلفة في الموقع.
- حجم القوى العاملة بكل قسم أو وحدة تنظيمية.
- أسلوب العمل في الوحدات التنظيمية المختلفة.