نظم الأرشيف والمكتبة الوطنية بالامارات العربية المتحدة دورة تدريبية افتراضية لموظفي الجهات الحكومية، بعنوان "تحويل الوثائق من الجهات الحكومية"، بهدف تسليط الضوء على الإجراءات والنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية لعملية تحويل الوثائق، على ضوء القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 بشأن الأرشيف والمكتبة الوطنية وتعديلاته ولائحته التنفيذية.
وقد أكد شهاب الحفيتي اختصاصي أرشيف أول في الدورة التدريبية- أن مرحلة تحويل الوثائق من الجهات الحكومية تكون في المرحلة الثالثة من عمر الوثيقة؛ حيث إنها إذا كانت ذات فائدة يتم تحويلها إلى مركز الحفظ والترميم التابع للأرشيف والمكتبة الوطنية، والمخصص لحفظ الوثائق التاريخية على المدى الطويل، ورقمنتها، وترميم المشرف منها على التلف.
وتعد هذه الدورة التدريبية حلقة في سلسلة متكاملة من الفعاليات المتنوعة التي ينظمها الأرشيف والمكتبة الوطنية، كالورش والدورات التدريبية والمحاضرات التي يقدمها للجهات الحكومية بغية التوعية بالأساليب الصحيحة في حفظ ذاكرة الوطن، وهذا ما ينعكس إيجاباً على أساليب إدارة الوثائق وحفظها من الهدر والضياع.
ركزت الدورة التدريبية على تدريب موظفي الجهات الحكومية على الإجراءات، وتعريفهم بالنماذج المعتمدة في الأرشيف والمكتبة الوطنية بخصوص عملية تحويل الوثائق، وطرق وأساليب حفظها من التلف أو الضياع أثناء عملية التحويل الداخلي والخارجي، ورسمت الدورة خط مسار الوثيقة منذ نشأتها في الجهة الحكومية وحتى مصيرها النهائي المتمثل بالإتلاف إذا كانت عديمة الفائدة، أو حفظها في الأرشيف والمكتبة الوطنية لتكون جزءاً من ذاكرة الوطن للأجيال.
وتطرقت الدورة التدريبية إلى أبرز المخاطر التي قد تحدث أثناء إجراءات تحويل الوثائق من الجهات الحكومية إلى المستودعات المزودة بأحدث التقنيات والمجهزة بأرقى الممارسات العالمية لكي تحفظ الإرث الوثائقي للدولة أطول عمر ممكن، وترممه بأيادي خبراء مهرة لكي تصونه من التلف والضياع.
سلطت الدورة الضوء أيضاً على دورة حياة الوثيقة، وإجراءات تحويل الوثائق، وجدول تحويلها، والمرجعيات القانونية والمعايير الخاصة بالتحويل، وجدول تحويل الملفات.
وعرفت الدورة الوثائق وفق ما جاء في القانون الاتحادي المذكور بأنها كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم، أو التخطيط أو الصوت وغيره، سواء على الورق أو الأشرطة الممغنطة، أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، وتشمل الوثائق العامة والتاريخية والوطنية والخاصة.
وعرفت دورة "تحويل الوثائق من الجهات الحكومية" الوثيقة العامة والجرد، وأشارت إلى أن الوثائق التي يمكن تحويلها هي غير النشطة في أماكن نشأتها، واستعرضت بالتفصيل والصور التوضيحية جداول التحويل، والمراحل التي تمر بها عملية التحويل، ومتطلباتها، والبيانات التفصيلية المطلوبة، والتدقيق على الأرشيف الذي يجري استلامه في مركز الحفظ والترميم.
