تكافح الكثير من الشركات حاليًا لاعتماد نظام العمل من المنزل، وفي الوقت الذي تملك فيه قلة من الشركات إجراءات تمكنها من التحول الفوري إلى نموذج العمل عن بعد، وتعاني شركات أخرى كثيرة من عدم جاهزيتها لتطبيق هذا النموذج، وفي ظل ما يعيشه العالم من أوقات صعبة بسبب وباء فيروس كورونا (كوفيد - 19).
وأكدت دراسة أصدرتها اليوم مؤسسة "أنديلا" على أهمية وقيمة خبرات الشركات التي احترفت العمل عن بعد منذ سنوات مثل انديلا والتي يمكنها أن تلقي الكثير من الضوء على الخرافات والمخاوف والمفاهيم الخاطئة حول القوى العاملة عن بعد، فهذا التحول الثوري في بيئة العمل المكتبية، على الرغم من أن البعض ينظر إليه على إنه إجراء احتواء مؤقت، ولكن الخبراء يقولون إنه من المرجح أن يصبح هو القاعدة.
وتشير الدراسات أن مديري التوظيف الذين يتوقعون أن يعمل فريقهم عن بعد خلال السنوات العشر القادمة، هم خمس أضعاف هؤلاء الذين لا يتوقعون ذلك، ويتوقع مديرو التوظيف أن 38% من الموظفين الدائمين بدوام كامل سيعملون في الغالب عن بعد.
وحددت رامة الصفتي، المدير التنفيذي لأنديلا مصر، النصائح الأساسية لأصحاب الأعمال عند تطبيق العمل عن بعد في:
أولًا الخطة: خذ زمام المبادرة، ضع خطة محكمة للأدوات التي ستحتاجها للاتصال والتعاون بين أفراد الفريق، والأنظمة التي يجب إتباعها والقواعد المطلوبة لإدارة نظام العمل عن بعد.
ثانيًا التواصل: بعد ذلك، قم بالتواصل مع أفراد موظفيك لطمأنتهم ومشاركة خطتك معهم، وتذكر أنه كلما أصبحت أكثر استعدادًا، كلما زادت ثقة موظفيك في خطة العمل، وهذه نقطة حاسمة في بث الطمأنينة والقضاء على أية مخاوف قد تكون لديهم.
ثالثًا المراجعة: بمجرد نشر خطتك، تأكد من أن فريقك لديه جميع الأدوات اللازمة للتواصل والعمل بكفاءة من أي مكان.
رابعًا: كن متصل.. يجب ألا يشعر موظفيك بالتخلي عنهم خلال ساعات العمل الرسمية، لذا كن متجاوبًا على جميع منصات التواصل الخاصة بك، وتابعها على مدى الساعة كما تفعل في المكتب الفعلي.
خامسًا: المكافأة.. تذكر مكافأة فريقك حين يحين موعد المكافأة، فإن تمكين موظفيك خلال هذه الظروف الصعبة سيظهر لهم أنك على دراية بالتضحيات التي يقدمونها، ويشجعهم على الحفاظ على قواعد وأخلاقيات خطط العمل.
أما النصائح للموظفين فقد حددتها رامه الصفتي في:
أولًا: التواصل.. يجب أن تكون استباقيًا أكثر من أي وقت مضى عند العمل من المنزل، وبادر بالإبلاغ عن أي مشكلات قد تواجهها لاستباق أي مخاطر تتوقعها، وتأكد من وجود جميع أعضاء الفريق في مراسلاتك، وأبلغ مديرك المباشر بانتظام بما تقوم بإنجازه من أعمال، فمع تواصلك الاستباقي والمتكرر، سيكون تفانيك وإنتاجيتك واضحين.
ثانيًا: الإعداد.. اختيار وتخصيص مساحة للعمل من المنزل، اختر مكانًا هادئًا بحيث تكون حركة أفراد البيت فيه قليلة، مزود بإضاءه جيدة وإنترنت قوي واتصال قوي بشبكة الموبايل، يمكنك العمل يوميًا من نفس المكان طوال ساعات العمل دون مضيعة للوقت بحثًا عن الراحة أو الكفاءة في الاتصال.
ثالثًا: كن مرئيًا.. سواء كان ذلك على منصات اتصالات جماعية أو مكالمات فيديو، فأنت بحاجة إلى زيادة رؤيتك، عند إجراء مكالمات فيديو تأكد من تشغيل الكاميرا فإن ذلك يساعد الآخرين على التواصل معك وتجنب تشتيت انتباهك بسبب الأنشطة الأخرى، أعط انتباهك الكامل كما تفعل في المكتب.
رابعًا: المحاسبة.. دع الآخرين وخاصة مديرك يعرفون متى تبدأ العمل، ومتى تنتهي أو تتوقف عن العمل، لا تعمل يومًا كاملًا في صمت تام، أرسل تحديثات يومية عبر أداة الاتصالات المفضلة لشركتك، قدم ملخصًا لما قمت به كل يوم، فهذا يساعد على تقييم جهدك وإزالة أي غموض.
خامسًا: الفهم.. هذه الأوقات صعبة بالنسبة لك كما هي بالنسبة لمديرك، لا يوجد شيء مستقر، وقد تم دائمًا اعتبار التفاعل البشري أمرًا مسلمًا به، ولكن الجميع يحاولون التطور والتكيف مع التغيير، فحاول أن تكون متفهمًا تجاه إدارتك لأنها تتحمل مسئولية كبيرة في الحفاظ على سلامتك والحفاظ على استمرار العمل في نفس الوقت.
